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3 過程2-實(shí)施采購
3.1 問題
| 4W1H | 過程 |
|---|---|
| 做什么 | 獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并授予合同的過程作用：選定合格賣方并簽署關(guān)于貨物或服務(wù)交付的法律協(xié)議。本過程的最后成果是簽訂的協(xié)議，包括正式合同。 |
| 為什么做 | 實(shí)際進(jìn)行采購 |
| 誰來做 | 組織中的職能部門或項(xiàng)目經(jīng)理什么時(shí)候做 執(zhí)行時(shí)做 |
| 如何做 | 專家判斷、廣告、投標(biāo)人會議、數(shù)據(jù)分析（建議書評估）、人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能（談判） |
| 主要成果 | 應(yīng)結(jié)合招投標(biāo)流程去寫，重點(diǎn)描寫招標(biāo)文件的內(nèi)容以及怎么樣選定的賣方。例1：寫招投標(biāo)，重點(diǎn)描寫招標(biāo)文件的內(nèi)容，有哪些采購項(xiàng)，他們的關(guān)鍵性能指標(biāo)是什么，評分標(biāo)準(zhǔn)是什么，為什么這樣制訂評分標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)時(shí)主要考慮的是什么，也可以結(jié)合招投標(biāo)的流程去寫。例2：如果不需要招投標(biāo)，某些服務(wù)（在線網(wǎng)站監(jiān)測、數(shù)據(jù)庫審計(jì)，安全態(tài)勢感知）等這些安保類服務(wù)，我們具體購買的那個(gè)廠家的，購買時(shí)選定的套餐是什么。這類商品因?yàn)橹麖S商只有那么幾個(gè)，所以不要寫招標(biāo)了，直接寫購買了誰的XX產(chǎn)品服務(wù)，具體包含那些服務(wù)項(xiàng)。例3：以專家身份參與決策，比如某某采購項(xiàng)，采購部給我們的反饋是同時(shí)合適的供應(yīng)商有幾家。他們供應(yīng)的產(chǎn)品套餐不一樣（核心商品一樣），價(jià)格也不一樣，你以專家的身份去判斷，究竟選哪個(gè)，為什么要選這家，說詳細(xì)說明白 |
3.2 輸入輸出和工具技術(shù)
| 組 | 過程 | 輸入 | 工具和技術(shù) | 輸出 |
|---|---|---|---|---|
| 執(zhí)行 | 2.實(shí)施采購 | 1.項(xiàng)目管理計(jì)劃（范圍管理計(jì)劃、需求管理計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、采購管理計(jì)劃、配置管理計(jì)劃、成本基準(zhǔn)）2.項(xiàng)目文件（需求文件、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)登記冊、干系人登記冊、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊）3.采購文檔4.賣方建議書5.事業(yè)環(huán)境因素6.組織過程資產(chǎn) | 1.專家判斷2.廣告3.投標(biāo)人會議4.數(shù)據(jù)分析（建議書評估）5.人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能（談判） | 1.選定的賣方2.協(xié)議3.變更請求4.項(xiàng)目管理計(jì)劃更新（需求管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、采購管理計(jì)劃、范圍基準(zhǔn)、進(jìn)度基準(zhǔn)、成本基準(zhǔn)、）5.項(xiàng)目文件更新（經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊、需求文件、需求跟蹤矩陣、資源日歷、風(fēng)險(xiǎn)登記冊、干系人登記冊）6.組織過程資產(chǎn)（更新） |
3.3 范例
【范例1】
實(shí)施采購就是根據(jù)采購管理計(jì)劃，進(jìn)行項(xiàng)目的招投標(biāo)，選擇最合理的供應(yīng)商并簽訂合同的過程。因此我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)以采購管理計(jì)劃、自制外購決策、采購工作說明書和賣方建議書為依據(jù)，綜合采用了廣告、投標(biāo)人會議、建議書評價(jià)技術(shù)、采購談判等方法來進(jìn)行招標(biāo)采購。首先我們按照采購管理計(jì)劃中的規(guī)定，在公司指定的網(wǎng)站上發(fā)布了招標(biāo)公告，規(guī)定開標(biāo)日期為25天后。一周內(nèi)共有6家銷售商與我公司采購部門聯(lián)系，經(jīng)過審核，6家均符合所要求的資質(zhì)，列入合格意向書中。其次，在開標(biāo)前我們邀請了所有合格賣方召開了投標(biāo)人會議，會上我們對顯示屏的參數(shù)、性能要求等做了詳細(xì)的描述，也澄清了招標(biāo)文件中存在的疑問，并組織踏勘了項(xiàng)目現(xiàn)場。再次，按照采購管理計(jì)劃中的規(guī)定，我和4位專家共5人組成了評標(biāo)小組。在開標(biāo)當(dāng)天我們收取了賣方的建議書，根據(jù)采購管理計(jì)劃匯總約定的供方選擇標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐個(gè)打分，再通過加權(quán)系統(tǒng)計(jì)算出了各個(gè)銷售商的總分。最后根據(jù)總分最高的原則確定了賣方。
評標(biāo)結(jié)束3天后，我們還與賣方進(jìn)行了采購談判，進(jìn)一步明確了合同的條款，比如考慮到項(xiàng)目資金限制平衡和顯示屏的質(zhì)量問題，我們商定貨品驗(yàn)收后支付合同款的50%，使用2個(gè)月之后無質(zhì)量問題，再支付剩余的50%，顯示器要求合同簽訂后30天內(nèi)到貨，賣方提供安裝大屏服務(wù)等內(nèi)容。最后才簽訂了采購合同。
【范例2】
實(shí)施采購管理是獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并授予合同的過程。本過程的最后成功是簽訂的協(xié)議，包括正式合同。首先我們在X省公共資源交易中心登記了相關(guān)招標(biāo)信息，發(fā)布了招標(biāo)公告。我們成立了評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會設(shè)置有5人組成，其中包括技術(shù)方面專家3名、經(jīng)濟(jì)方面專家1名、我公司管理人員1名。在招標(biāo)文件中我們制定了資格審查內(nèi)容、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備參數(shù)要求、質(zhì)量要求等內(nèi)容。我們舉行投標(biāo)人會議，確保所有潛在投標(biāo)人對采購要求都有清晰且一致的理解。投標(biāo)截止之日共收到5家供應(yīng)商的標(biāo)書，經(jīng)過資格審查共有4家符合要求。開標(biāo)截止日期剛過，有一家供應(yīng)商想要遞交標(biāo)書，盡管這家供應(yīng)商與我們之前有過良好合作，但是已經(jīng)過了投標(biāo)截止時(shí)間，仍然被我們拒收了。開標(biāo)現(xiàn)場，評標(biāo)委員會根據(jù)招標(biāo)文件內(nèi)規(guī)定的評標(biāo)辦法對4家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行打分。其中甲公司、乙公司資質(zhì)一樣，技術(shù)相差不大，但是甲公司類似業(yè)績多，報(bào)價(jià)也低。丙公司、丁公司資質(zhì)相對低，業(yè)績也少。評標(biāo)委員會對總分進(jìn)行排名，甲公司排名第一，乙公司排名第二，丁公司排名第三。評標(biāo)委員會推薦了排名第一的甲公司做為供應(yīng)商。我們隨后和A公司進(jìn)行了談判，確認(rèn)了對方完全按照投標(biāo)文件要求供貨，無異議后，我們在省公共資源交易中心平臺進(jìn)行公示3天，并將中標(biāo)結(jié)果通知了未中標(biāo)單位。公示結(jié)束后，30天內(nèi)，我們與甲公司簽訂了采購合同。根據(jù)招標(biāo)文件要求，為了確保采購合同順利執(zhí)行，甲公司也繳納了履約保證金20萬元。
【范例3】
實(shí)施采購是獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并與之簽訂合同的過程。本項(xiàng)目中，我們根據(jù)采購管理計(jì)劃、采購文檔，進(jìn)度計(jì)劃、成本基準(zhǔn)等文件確定電子簽章模塊外包給合作名錄中的企業(yè)開發(fā)，硬件主要是通過公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。首先我們通過**市的公共資源交易平臺登記了相關(guān)招標(biāo)信息，發(fā)布了招標(biāo)公告及招標(biāo)文件，招標(biāo)文件包含項(xiàng)目的技術(shù)要求、投標(biāo)人資格審查的標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)報(bào)價(jià)要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款。同時(shí)我們還遵守了自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于二十日的要求。后期，我們成立了評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會由5人組成，其中包括技術(shù)方面專家3名、經(jīng)濟(jì)方面專家1名、我公司管理人員1名。截止投標(biāo)之日，共收到6家供應(yīng)商的投標(biāo)文件，經(jīng)過資格審查共有5家符合要求。開標(biāo)時(shí)又有一家供應(yīng)商想要投標(biāo)，但是由于已經(jīng)過了投標(biāo)截止時(shí)間，被我們依法拒收了。開標(biāo)后，評標(biāo)委員會對5家符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行綜合打分，根據(jù)打分結(jié)果，評標(biāo)委員會推薦了A公司做為中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)出中標(biāo)通知書。確定供應(yīng)商后，我們盡快與之簽訂了采購合同。根據(jù)招標(biāo)文件要求，為了確保采購合同順利執(zhí)行，我們要求供應(yīng)商繳納了10%的履約保證金。