導(dǎo)讀：主要針對(duì)電子檔案鑒定與銷毀相關(guān)內(nèi)容介紹。對(duì)從事電子檔案管理信息化的職業(yè)而言，不斷夯實(shí)電子檔案管理相關(guān)理論基礎(chǔ)是十分重要。只有通過不斷梳理相關(guān)知識(shí)體系和在實(shí)際工作當(dāng)中應(yīng)用實(shí)踐，才能走出一條專業(yè)化加職業(yè)化的道路，從而增強(qiáng)自身核心的競(jìng)爭力。

目錄

1、定義

2、定義和分類

2.1 按鑒定工作內(nèi)容劃分

2.1.1 價(jià)值鑒定

2.2.2 技術(shù)鑒定

2.2 .按鑒定工作階段劃分

2.2.1 歸檔鑒定

2.2.2 期滿鑒定

2.2.3 進(jìn)館鑒定

3、電子檔案價(jià)值鑒定

3.1 價(jià)值鑒定方法

3.2 鑒定工作要求

4、電子檔案技術(shù)鑒定

4.1 真實(shí)性鑒定

4.2 完整性鑒定

4.3 可用性鑒定

4.4 安全性鑒定

5、電子檔案銷毀

5.1 銷毀登記

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1、定義

電子檔案鑒定定義電子檔案鑒定是指對(duì)電子檔案的內(nèi)容和技術(shù)狀況進(jìn)行評(píng)估的過程，確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性及其保存價(jià)值等，是對(duì)電子檔案價(jià)值和技術(shù)的雙重鑒定。

2、定義和分類

2.1 按鑒定工作內(nèi)容劃分

2.1.1 價(jià)值鑒定

價(jià)值鑒定又稱作內(nèi)容鑒定、內(nèi)容價(jià)值鑒定或內(nèi)容分析，是指根據(jù)電子當(dāng)案自身狀況和信息內(nèi)容來確定電子檔案的價(jià)值和保管期限。即根據(jù)電子當(dāng)案所含信息的有用性和社會(huì)需求鑒定電子檔案的實(shí)用價(jià)值和歷史意義,并在此基礎(chǔ)上確定其保管期限。

2.2.2 技術(shù)鑒定

對(duì)電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性和安全性各方面狀況進(jìn)行全面檢查，確保電子檔案技術(shù)狀況能夠支持其被獲取并實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。技術(shù)鑒定具體內(nèi)容包括檢查評(píng)估電子檔案是否符合真實(shí)性內(nèi)涵要點(diǎn),電子檔案及其元數(shù)據(jù)是否符合完整性要求，電子檔案、載體、應(yīng)用軟件是否符合可用性要求，電子檔案是否存在安全性缺陷等。

2.2 .按鑒定工作階段劃分

2.2.1 歸檔鑒定

歸檔鑒定是在電子數(shù)據(jù)(文件 )形成后，鑒別判定其是否納人收集生檔范圍、確定保管期限，并確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的過程歸檔鑒定由組織機(jī)構(gòu)完成，要求完整系統(tǒng)地保存反映本單位管理活動(dòng)的歷史面貌、滿足單位各項(xiàng)管理工作需要的檔案，為本單位建立結(jié)構(gòu)合理的樣案全宗，并為檔案館積累與提供對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案奠定基礎(chǔ)。

2.2.2 期滿鑒定

期滿鑒定又稱作存毀鑒定，是組織機(jī)構(gòu)或檔案館對(duì)保管期限屆滿的電子檔案根據(jù)其來源、反映的職能作用、利用價(jià)值等進(jìn)行鑒別，判定仍有紹續(xù)保存價(jià)值的部分予以保存并確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性不具有繼續(xù)保存價(jià)值的部分予以銷毀的過程。期滿鑒定要求遵循精練與銷相統(tǒng)一、保存價(jià)值與利用價(jià)值兼顧、社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益并重的原則不斷優(yōu)化、提升檔案資源質(zhì)量。

2.2.3 進(jìn)館鑒定

進(jìn)館鑒定是在檔案館接收電子檔案時(shí)進(jìn)行的，鑒別判定電子檔案是否屬于進(jìn)館范圍，并確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的過程。

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3、電子檔案價(jià)值鑒定

3.1 價(jià)值鑒定方法

職能能鑒定法主要通過制定、實(shí)施電子檔案保管期限與處置表的形式開展，包括制定電子檔案保管期限與處置表、將電子檔案保管期限與處置表植入系統(tǒng)、依托系統(tǒng)開展自動(dòng)或半自動(dòng)鑒定處置工作等步驟。

電子檔案保管期限與處置表制定完成后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)系統(tǒng)部署情況在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)中開發(fā)自動(dòng)或半自動(dòng)鑒定處置模塊，將電子檔案保管期限與處置表的歸檔范圍、保管期限、處置觸發(fā)條件或事件、處置行為等要求植人系統(tǒng)。需要強(qiáng)調(diào)的是，將電子檔案保管期限與處置表植人系統(tǒng)，并不是在系統(tǒng)中保存一份電子檔案保管期限與處置表，而是要根據(jù)電子檔案保管期限與處置表內(nèi)容開發(fā)、配置鑒定處置模塊，通過關(guān)鍵詞匹配等方式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)或半自動(dòng)鑒定處置工作。

電子檔案保管期限與處置表植入系統(tǒng)后，文件辦結(jié)后應(yīng)當(dāng)自動(dòng)進(jìn)行歸檔鑒定，判斷是否納人歸檔范圍并對(duì)納人歸檔范圍的電子檔案提出保管期限建議或直接賦予保管期限。對(duì)于保管期限屆滿的電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)自動(dòng)提示用戶開展鑒定處置工作，也可以根據(jù)設(shè)定條件自動(dòng)觸發(fā)鑒定處置工作作流程，正式開展期滿鑒定或進(jìn)館鑒定工作。

3.2 鑒定工作要求

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4、電子檔案技術(shù)鑒定

4.1 真實(shí)性鑒定

真實(shí)性鑒定是鑒別確認(rèn)電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況是否相一致。

• 電子檔案來源是否可信。檢查電子檔案是否來自特定機(jī)構(gòu)或個(gè)人安全可靠的系統(tǒng)或設(shè)備，是否符合預(yù)先設(shè)定的格式標(biāo)準(zhǔn)和模板標(biāo)準(zhǔn)是否能夠證明電子檔案用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送時(shí)間與既定相符。
• 電子檔案管理程序是否規(guī)范。檢查電子檔案形成與管理全過程是否遵循一定的制度規(guī)范，是否存在可能影響電子檔案真實(shí)性的非法操作。
• 電子檔案內(nèi)容是否可靠。檢查電子檔案內(nèi)容是否與制文目的相符是否符合預(yù)期并具有邏輯上的連貫性，能否充分準(zhǔn)確反映其所證明的事務(wù)活動(dòng)或事實(shí)并作為后續(xù)事務(wù)或活動(dòng)的依據(jù)。
• 電子檔案固化信息是否有效。檢查電子檔案是否包含合法有效的數(shù)字摘要、電子簽名、電子印章、時(shí)間戳等信息并通過驗(yàn)證，不存在篡改情況。
• 電子檔案元數(shù)據(jù)是否與主題和內(nèi)容相關(guān)。檢查電子檔案元數(shù)據(jù)是否完備有效，能否通過元數(shù)據(jù)記錄、追溯和審計(jì)電子檔案管理工作，并且不存在修改、刪除元數(shù)據(jù)等可能影響電子檔案真實(shí)性的要素。

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4.2 完整性鑒定

完整性是鑒別確認(rèn)電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞變異或丟失。

• 電子檔案構(gòu)成要素是否完備。檢查一份電子檔案是否具備完整的內(nèi)容要素、背景要素和結(jié)構(gòu)要素，構(gòu)成電子檔案的各個(gè)組件是否齊全完整。
• 電子檔案元數(shù)據(jù)是否完備。按照元數(shù)據(jù)實(shí)體概念模型和收集范圍要求，檢查一份電子檔案是否存在檔案實(shí)體、主體實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、授權(quán)實(shí)體等各類元數(shù)據(jù)實(shí)體;每個(gè)實(shí)體下元數(shù)據(jù)項(xiàng)是否齊全完整，每個(gè)元數(shù)據(jù)項(xiàng)內(nèi)容是否齊全完整。
• 電子檔案組成內(nèi)容是否完備。按照電子檔案分類，檢查同一項(xiàng)業(yè)務(wù)往來電子檔案是否應(yīng)齊全完整，同一機(jī)構(gòu)或問題、同一保管期限、同一年度下電子檔案是否齊全完整。
• 電子檔案構(gòu)成要素、組成內(nèi)容之間相互聯(lián)系是否得以保持。檢查電子檔案構(gòu)成要素之間、電子檔案之間、電子檔案與元數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系是否得以保持。

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4.3 可用性鑒定

可用性鑒定是鑒別確認(rèn)電子檔案是否可以被檢索、呈現(xiàn)或理解。

• 電子檔案格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)。檢查電子檔案是否選用廣泛應(yīng)用且有開放規(guī)范的文件格式，是否存在專有格式或已經(jīng)過時(shí)格式的情況。
• 電子檔案是否被正確識(shí)讀。檢查電子檔案是否能夠從指定的環(huán)境平臺(tái)獲得、是否易于獲得，獲得的文件是否可以被理解、識(shí)別。
• 電子檔案管理系統(tǒng)是否穩(wěn)定可靠。電子檔案管理系統(tǒng)是否滿足長期保存需求。
• 必要電子檔案程序是否同時(shí)收集。特殊格式電子檔案配套的軟件數(shù)據(jù)復(fù)雜的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)庫、相關(guān)的文字材料等是否同時(shí)收集，是否存在電子檔案無法讀取情況。加密電子檔案讀取密碼是否一同保存。

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4.4 安全性鑒定

安全性鑒定是鑒別確認(rèn)電子檔案是否管理過程可控、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可靠未被破壞、未被非法訪問。

• 電子檔案管理環(huán)境是否安全可靠。檢查電子檔案以及支撐的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境是否安全可靠，電子檔案和載體介質(zhì)是否攜帶病者。
• 電子檔案安全措施是否有效。檢查是否在加密、訪同控制、水墻等技術(shù)手段，電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸和處理過程中是否受到非法訪問惡意軟件、病毒攻擊等威脅。
• 電子檔案管理維護(hù)是否及時(shí)。檢查是否對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，電子檔案存在問題是否及時(shí)修復(fù)或替換。
• 電子檔案?jìng)浞菔欠裢咨啤?/span>電子檔案是否按照備份策略定期進(jìn)行備份，是否按照還要散布備份數(shù)據(jù)到不同的位置，以防止單點(diǎn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。進(jìn)行備份，是否采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧┐_保存儲(chǔ)設(shè)備本身的可靠性和穩(wěn)定性。
• 電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否可靠。檢查電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否穩(wěn)定可靠，存儲(chǔ)介質(zhì)是否符合標(biāo)準(zhǔn)且物理、化學(xué)、生物狀況穩(wěn)定，載體介質(zhì)運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。

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5、電子檔案銷毀

電子檔案銷毀(destruction)是指消除或刪除失去價(jià)值的電子檔案，使之無法恢復(fù)的過程。電子檔案銷毀分為數(shù)據(jù)銷毀和載體銷毀。數(shù)據(jù)銷毀是指將失去利用和保存價(jià)值的電子檔案載體記錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容，通過某種科學(xué)方式擦除，使其無法恢復(fù)的過程。載體銷毀是指將電子檔案存儲(chǔ)載體連同其上的記錄數(shù)據(jù)通過某種方式使其滅失的過程。

電子檔案銷毀是電子檔案期滿鑒定的后置程序。電子檔案經(jīng)過期滿鑒定后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定意見書，對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案重新劃定保管期限對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案納人銷毀范圍。電子檔案銷毀工作主要包括制定方案、實(shí)施銷毀、銷毀登記等工作程序。

5.1 銷毀登記

注：內(nèi)容經(jīng)過篩選整理形成讀書筆記。