1 引言

上一篇《我的項(xiàng)目管理之路》中提到了在2015年開始管理PMO部門，接和最近學(xué)習(xí)CSPM-4的感受把幾件印象深刻的經(jīng)歷或經(jīng)驗(yàn)和大家分享一下。

2 為什么要成立PMO

公司（一個(gè)電子政務(wù)方向的IT軟件公司）經(jīng)過2年（2013-1014年）的發(fā)展，大大小的項(xiàng)目約有60個(gè)左右(單個(gè)項(xiàng)目金額在幾十萬到幾百萬之間）。人員總的規(guī)模約在200人左右（為了讓背景更真實(shí)可靠，雖然時(shí)間過去了10年，相關(guān)數(shù)字是翻閱了當(dāng)時(shí)的文檔材料后才寫的），其中軟件開發(fā)部門人員約有100人左右。

公司的部門組成包括銷售、市場、項(xiàng)目實(shí)施部門（人員角色除了研發(fā)人員沒有外，銷售、市場、項(xiàng)目經(jīng)理、運(yùn)維人員都有）有3個(gè)、軟件開發(fā)部門、運(yùn)維部門等。在這樣的背景下公司決定成立了PMO，總結(jié)成立PMO的理由有以下幾個(gè)方面：

1、隨著項(xiàng)目的增多，公司層面（CEO角度）沒法全掌握重要項(xiàng)目的運(yùn)行情況，尤其是CEO關(guān)心的項(xiàng)目，由于各個(gè)副總各管一攤，沒有人能從公司層面說清楚重要項(xiàng)目的運(yùn)行情況。同時(shí)由于外地的項(xiàng)目增多，有些項(xiàng)目根本就是賠錢的，公司層面要有一本賬哪些項(xiàng)目是賠錢的。

2、由項(xiàng)目、人員擴(kuò)張較快，公司成本投入較大，為了達(dá)到一定的戰(zhàn)略目的計(jì)劃推行項(xiàng)目管理和考核激勵(lì)制度（如鼓勵(lì)多勞多得，節(jié)約成本等），沒有落實(shí)的牽頭部門。

3、各項(xiàng)目實(shí)施部都需要用到軟件開發(fā)人員，各部門都去軟件開發(fā)部門申請(qǐng)資源，項(xiàng)目管理層面沒有統(tǒng)一協(xié)調(diào)的部門。

3 PMO的職責(zé)是什么（我們都干了些啥）

PMO三大職能和19類典型職責(zé)，三大職責(zé)包括計(jì)劃職能、交付職能和卓越中心。我們其實(shí)也都是圍繞這三個(gè)方面去做的，主要從以下幾個(gè)方面展開工作的：

3.1 團(tuán)隊(duì)建立

PMO作為一個(gè)職能部門，而且是CEO比較關(guān)心的一個(gè)部門，所以相關(guān)人員都得配齊，畢竟有人了才能干活，主要崗位有項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目助理，所以為偏運(yùn)營控制類型的PMO，到了2015年年底人員有18人，其中2個(gè)是項(xiàng)目助理。

3.2 項(xiàng)目合同梳理

公司正在執(zhí)行的項(xiàng)目數(shù)量已達(dá)50個(gè)左右，有些是是無合同的，有些是已驗(yàn)收已完成但有尾款的，公司需要一本清晰的項(xiàng)目合同臺(tái)賬，雖然財(cái)務(wù)有一部分，但不是全的，所以花了一段時(shí)把公司的項(xiàng)目合同及回款情況進(jìn)行梳理。

3.3 項(xiàng)目管理制度

把項(xiàng)目合同現(xiàn)狀摸清楚后，接下來就是從公司層面建立統(tǒng)一的項(xiàng)目管理制度，各業(yè)務(wù)實(shí)施部門需要按照公司的項(xiàng)目管理制度進(jìn)行執(zhí)行項(xiàng)目，還有一方面根據(jù)最佳實(shí)踐形成制度流程，降低項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目成功率。

寫項(xiàng)目管理制度是個(gè)痛苦的過程，不像現(xiàn)在deepseek一下基本能完成70-80%，制度編制完成后在公司辦公會(huì)上通過也得有復(fù)雜的過程，得平衡各利益相關(guān)方達(dá)成一致才可以，這中間也走過了一些彎路，當(dāng)時(shí)也沒有考慮公司的事業(yè)環(huán)境因素。試想作為一個(gè)新部門，要在公司辦公會(huì)上通過一個(gè)和大家都息息相關(guān)的制度，光是別人（其它業(yè)務(wù)線的副總和部門經(jīng)理）從自己想體現(xiàn)在自己專業(yè)性的角度（你看我比你懂得多這個(gè)意思，這里只是舉例了一個(gè)因素），都得提好多好多意見，結(jié)果上了幾次辦公會(huì)沒有通過（這里的體會(huì)和收獲寫到下面去了）。

當(dāng)時(shí)制定的項(xiàng)目管理制度主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的分類分級(jí)規(guī)范、項(xiàng)目工作量和費(fèi)用估算方法、項(xiàng)目管理過程要求（包括項(xiàng)目啟動(dòng)、立項(xiàng)評(píng)審、執(zhí)行監(jiān)控、結(jié)項(xiàng)）、項(xiàng)目考核和激勵(lì)辦法以及項(xiàng)目實(shí)施過程的相關(guān)模板文件。

3.4 項(xiàng)目實(shí)施情況月報(bào)

項(xiàng)目管理制度基本成形后，接下來每月定期進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施情況月報(bào)的匯報(bào)。這是PMO部門一項(xiàng)重要的工作。項(xiàng)目實(shí)施情況月報(bào)從公司層面把項(xiàng)目合同的關(guān)鍵情況統(tǒng)一進(jìn)行了總結(jié)和報(bào)告，讓高層清晰了解重要項(xiàng)目的執(zhí)行情況。

月把內(nèi)容包括：第一部分項(xiàng)目整體情況包括：項(xiàng)目合同按各種維度數(shù)量情況匯總、本月驗(yàn)收項(xiàng)目情況、本月回款情況、本月進(jìn)度延期項(xiàng)目情況、資源（項(xiàng)目經(jīng)理和開發(fā)人員）投入人月情況、項(xiàng)目變更情況。第二部分分業(yè)務(wù)各重點(diǎn)項(xiàng)目的執(zhí)行情況包括進(jìn)度正?；蜓舆t、本月主要工作和當(dāng)前風(fēng)險(xiǎn)和問題。第三部分為PMO重點(diǎn)工作情況包括工作量評(píng)估項(xiàng)目個(gè)數(shù)、立項(xiàng)評(píng)審項(xiàng)目個(gè)數(shù)、月度評(píng)審情況以及培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況。第四部分為下月重點(diǎn)工作包括計(jì)劃驗(yàn)收項(xiàng)目、回款項(xiàng)目等。

3.5 PMO三大職能

通過以上四個(gè)方面的工作，尤其是建立公司級(jí)的統(tǒng)一的項(xiàng)目管理與考核制度，PMO的計(jì)劃、監(jiān)控和卓越中心三個(gè)職能就基本上進(jìn)行了落地。下面分別把三個(gè)職能對(duì)應(yīng)的職責(zé)和PMO的具體工作進(jìn)行了對(duì)應(yīng)：

3.5.1 計(jì)劃職能

1、建立項(xiàng)目組合，優(yōu)先級(jí)，分析和報(bào)告、建立和關(guān)閉項(xiàng)目群與項(xiàng)目：與公司戰(zhàn)略保持一致，建立和關(guān)閉項(xiàng)目，合理的資源分配（當(dāng)時(shí)沒有明確的項(xiàng)目組合、項(xiàng)目群的概念）

2、相關(guān)方承諾與溝通：與各資源提供方（軟件開發(fā)部、系統(tǒng)集成部、測試部）針對(duì)資源提供時(shí)間、數(shù)量達(dá)成一致。

3、規(guī)化與預(yù)測、產(chǎn)能規(guī)劃與資源管理：預(yù)測未來3個(gè)月的用人計(jì)劃。

4、績效監(jiān)控、收益管理：各項(xiàng)目績效與激勵(lì)的評(píng)估和實(shí)施。

3.5.2 監(jiān)控職能

1、監(jiān)控、評(píng)審和匯報(bào)以及風(fēng)險(xiǎn)、問題和變更管理：每月向公司最高管理層進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施月報(bào)匯報(bào)；每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)評(píng)審；項(xiàng)目周報(bào)和月報(bào)收集。

2、金融：每個(gè)項(xiàng)目的工時(shí)、費(fèi)用計(jì)劃和實(shí)際的對(duì)比分析。

3、商務(wù)（包括供應(yīng)商管理）：協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理與商務(wù)采購合同團(tuán)隊(duì)對(duì)接。

4、質(zhì)量保證：有單獨(dú)的質(zhì)量管理部門進(jìn)行質(zhì)量保證的活動(dòng)。

5、過渡管理：協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目轉(zhuǎn)運(yùn)維。

6、信息管理（包括配置和資產(chǎn)管理）：建立項(xiàng)目報(bào)工管理辦法并通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)；項(xiàng)目文檔庫管理。

7、秘書處：為項(xiàng)目管理委員會(huì)提供秘書處服務(wù)。

3.5.3 卓越中心

1、標(biāo)準(zhǔn)和方法（流程和工具）：建立統(tǒng)一的項(xiàng)目管理流程制要求，提供標(biāo)準(zhǔn)化模板、工具和方法。

2、內(nèi)部顧問：提供項(xiàng)目管理專家知識(shí)支持和幫助。

3、人員和技能、組織學(xué)習(xí)和知識(shí)管理：組織項(xiàng)目管理制度學(xué)習(xí)；建立公司級(jí)的項(xiàng)目管理知識(shí)庫。

4 體會(huì)和收獲

1、如果你作為牽頭人計(jì)劃在正式的多人會(huì)議上想通過一項(xiàng)方案，要想順利通過需要提前做的工作是會(huì)議前通過非正式溝通的方式就方案內(nèi)容和大家達(dá)成基本的一致。這樣一方面會(huì)議前你就了解了大家對(duì)方案的意見和建議能從容應(yīng)對(duì)，另一方面你這樣也尊重了別人，別人至少不會(huì)為難你。

2、關(guān)于政策或文件解讀或講解。印象比較深的是給公司的各門負(fù)責(zé)人講解項(xiàng)目的考核和激勵(lì)制度，結(jié)果硬著頭皮講完了，大家都沒有聽懂。由于涉及到一些計(jì)算規(guī)則，當(dāng)時(shí)只準(zhǔn)備了計(jì)算規(guī)則的講解沒有拿一個(gè)實(shí)例給大家進(jìn)行模擬帶入，結(jié)果講完了后大家還是不知道如何進(jìn)行計(jì)算。另外在講解相關(guān)內(nèi)容之前，背景和原因需要和聽講者交待清楚，這樣才能有利于聽講者的理解。

3、通過建立公司統(tǒng)一的項(xiàng)目管理與考核制度，PMO的計(jì)劃、監(jiān)控和卓越中心三大職能就基本上進(jìn)行了落地，同時(shí)組織級(jí)項(xiàng)目管理的9個(gè)方面大部內(nèi)容也包括了進(jìn)來。