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目錄

前言

一、你的時(shí)間都去哪兒了

1.1 你真的很忙嗎

1.2 如何記錄和分析時(shí)間日志

1.3 如何找到自己的價(jià)值觀

二、無(wú)壓工作法

2.1 傳說(shuō)中的“四象限法則

2.2 衣柜整理法

三、行動(dòng)時(shí)遇到問(wèn)題怎么辦?

3.1 臣服與拖延

3.2?如何做到要事第一?

3.3?如何應(yīng)對(duì)臨時(shí)突發(fā)事件?

四、如何養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣?

4.1?培養(yǎng)習(xí)慣首先找到驅(qū)動(dòng)力

4.2?再微不足道的成就都要大肆慶祝

4.3?培養(yǎng)習(xí)慣不是一個(gè)人的事

五、如何讓想法落地

5.1?用S.M.A.R.T法則厘清目標(biāo)

5.2?用思維導(dǎo)圖梳理計(jì)劃

5.3?用甘特圖掌控進(jìn)度

5.4?用九宮格平衡人生


前言

構(gòu)建時(shí)間管理的核心系統(tǒng):

  1. 種子——找到時(shí)間黑洞,找到職業(yè)價(jià)值觀。
  2. 樹苗——學(xué)習(xí)四象限法則、衣柜整理法。
  3. 枝葉——如何戰(zhàn)勝拖延,如何要事優(yōu)先,如何處理臨時(shí)突發(fā)事件。
  4. 開花——如何養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣。
  5. 結(jié)果——如何讓想法落地。
  6. 收獲——如何建立高效辦公區(qū),逐步走向高效率、慢生活。

關(guān)于GTD方法:

GTD是英文Getting Things Done的縮寫,是著名時(shí)間管理專家大衛(wèi)·艾倫(David Allen)提出的一套開創(chuàng)性的時(shí)間管理系統(tǒng)。它能將繁重超負(fù)荷的各種任務(wù)變成無(wú)壓高效的工作生活方式。GTD的主要原則在于通過(guò)記錄的方式清空大腦,釋放壓力,從而集中精力在正在完成的事情。

一、你的時(shí)間都去哪兒了

1.1 你真的很忙嗎

1. 如何找到浪費(fèi)的時(shí)間?

  1. 先在一張紙上寫下自己認(rèn)為分別花費(fèi)在“集中精力工作”“無(wú)意義浪費(fèi)時(shí)間”“真正的休息”上的比例,比如:50%、30%、20%。
  2. 在紙上寫下自己對(duì)“集中精力工作”“無(wú)意義浪費(fèi)時(shí)間”“真正的休息”的描述。a)集中精力工作:心無(wú)雜念;進(jìn)入忘我狀態(tài);效率很高。b)無(wú)意義浪費(fèi)時(shí)間:打開瀏覽器漫無(wú)目的地亂逛;各種糾結(jié);在辦公室侃大山;無(wú)法集中精力;煩躁不安。c)真正的休息:打個(gè)小盹;到樓下散步。
  3. 連續(xù)5個(gè)工作日,每隔一小時(shí)記錄下自己究竟處于哪個(gè)狀態(tài),從早晨8點(diǎn)開始到晚上21點(diǎn)結(jié)束。
  4. 周六上午統(tǒng)計(jì)在過(guò)去的70小時(shí)中,三種狀態(tài)所占的時(shí)間比例(使用后面的時(shí)間統(tǒng)計(jì)表更方便)

2. 認(rèn)識(shí)時(shí)間黑洞

統(tǒng)計(jì)之后分析結(jié)果,會(huì)發(fā)現(xiàn)70%的時(shí)候你都在無(wú)意義的浪費(fèi)時(shí)間,你被吸入了所謂的時(shí)間黑洞。時(shí)間主要分為主動(dòng)時(shí)間和被動(dòng)時(shí)間,做事之前有預(yù)期,并且追求預(yù)期的結(jié)果,這就是主動(dòng)運(yùn)用時(shí)間,否則就是被動(dòng)運(yùn)用時(shí)間,而時(shí)間黑洞就是指被動(dòng)時(shí)間的集合。比如:電視時(shí)間黑洞,網(wǎng)絡(luò)時(shí)間黑洞,這些都是典型的例子,它們共同的特點(diǎn)是提供很多相互關(guān)聯(lián)的信息吸引我們的注意力,使消耗的時(shí)間在不知不覺中膨脹。時(shí)間黑洞的產(chǎn)生源于大腦喜歡做簡(jiǎn)單事情的特點(diǎn),做事情不夠主動(dòng),不愿走出舒適區(qū)。

時(shí)間黑洞是由時(shí)間塊聚集而成的,這有點(diǎn)像滾雪球,一點(diǎn)一點(diǎn)的雪聚集起來(lái)就形成了氣勢(shì)逼人的大雪球?;蛟S你對(duì)寫報(bào)告時(shí)聊3分鐘QQ不以為然,但是我要告訴你,曾經(jīng)有人做過(guò)這樣的實(shí)驗(yàn):當(dāng)你的注意力被打斷之后,如果想要重新集中注意力至少需要15分鐘;如果你的思路被打斷的話,那么你可能與iPad這樣的偉大創(chuàng)意擦肩而過(guò)。時(shí)間黑洞不僅將‘被動(dòng)時(shí)間’吞噬,還將‘主動(dòng)時(shí)間’破壞。

3. 如何找到自己的時(shí)間黑洞?記錄自己一天的工作情況:

  1. 每隔一小時(shí)寫出下一小時(shí)計(jì)劃做的事情。
  2. 一小時(shí)結(jié)束之后記錄下結(jié)果。
  3. 堅(jiān)持一整天。

1.2 如何記錄和分析時(shí)間日志

如何盡量避免時(shí)間黑洞??一個(gè)避開時(shí)間黑洞、找到高效時(shí)段的法寶——時(shí)間日志:

  • 提醒你珍惜時(shí)間;
  • 分析自己時(shí)間的投入與產(chǎn)出;
  • 找到你的最高效時(shí)間段。

1.3 如何找到自己的價(jià)值觀

1. 高效的時(shí)段應(yīng)安排最重要的事,但什么才是最重要的事?

這需要先找到自己的價(jià)值觀,然后才能根據(jù)價(jià)值觀對(duì)人、事、物做出評(píng)估,最后才能決定什么是最重要的事。(所謂價(jià)值觀是指一個(gè)人對(duì)周圍的客觀事物(包括人、事、物)的意義、重要性的總評(píng)價(jià)和總看法。)但這時(shí)候,你肯定一下子說(shuō)不出來(lái)自己的價(jià)值觀是什么,但是過(guò)去的確確是按照自己的價(jià)值觀進(jìn)行評(píng)估和取舍的。價(jià)值觀沒(méi)有對(duì)錯(cuò)之分,每個(gè)人在自己的人生路上都有自己的走法。

  • 第一種人,拿著地圖走路,這樣的人喜歡在做一件事情之前先做好詳細(xì)的計(jì)劃,然后按照自己的計(jì)劃去辦事。
  • 第二種人,看著路牌走路,這樣的人喜歡走一步看一步,每到一個(gè)十字路口,都要選擇一次方向,最終走向哪里,自己都不知道。
  • 第三種人,順著方向走路,這樣的人只選擇一個(gè)大方向,然后就朝著這個(gè)方向努力,架橋過(guò)河,披荊斬棘,靠一個(gè)信念堅(jiān)定地走下去。

建筑設(shè)計(jì)師是第一種人,科研人員是第二種人,創(chuàng)業(yè)者是第三種人。問(wèn)題是,你是哪種人?你愿意做哪種人?到底自己追求的是什么?每天工作是為了什么?什么樣的人生才有意義?當(dāng)然,價(jià)值觀是有可能由于經(jīng)驗(yàn)的積累、環(huán)境的變更而不斷調(diào)整。

2. 如何找到自己的職業(yè)價(jià)值觀

現(xiàn)在,如何找到自己的職業(yè)價(jià)值觀呢?當(dāng)你完成下面這份測(cè)量表的時(shí)候,你的價(jià)值觀也就展現(xiàn)在你的面前了

找出最高和最低的得分,可以明確地把握自己的價(jià)值觀,因?yàn)樗怯绊懩阋簧年P(guān)鍵因素。在你找出自己的價(jià)值觀之后,將它們寫在一張卡片上,這樣就可以不斷地鞏固、修正它。將卡片放在你抬眼可見的位置,這很重要。

二、無(wú)壓工作法

2.1 傳說(shuō)中的“四象限法則

所謂‘四象限法則’,是由著名管理學(xué)家史蒂芬·科維(Stephen R.Covey)提出的一個(gè)時(shí)間管理理論,該理論把事情按照重要和緊急程度劃分為四個(gè)象限:重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。

在運(yùn)用四象限法則之前,你需要明確如何評(píng)估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的緊迫程度。其中,職業(yè)價(jià)值觀就是你評(píng)估一件事情重要程度的標(biāo)準(zhǔn),而緊迫程度則是任務(wù)的時(shí)間底線。

1. 處理四象限事務(wù)的原則:

  • 第一象限:沒(méi)什么好說(shuō)的,立即去做!我們工作中的主要壓力就來(lái)自于第一象限,我們生活中的主要危機(jī)也來(lái)自于第一象限。但第一象限80%的事務(wù)都來(lái)自于第二象限沒(méi)有被很好處理的事務(wù),也就是說(shuō)這個(gè)壓力和危機(jī),是自己強(qiáng)加給自己的。
  • 第二象限:有計(jì)劃去做!我們應(yīng)該將時(shí)間投資于第二象限,不能因?yàn)樗遣痪o急的就不去處理。我們應(yīng)該在第一時(shí)間對(duì)它進(jìn)行任務(wù)分解,并且制定時(shí)間表;然后我們每次投入很少的時(shí)間,就可以完成一項(xiàng)龐大的任務(wù)
  • 第三象限:交給別人去做!我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到,第三象限的事務(wù)是我們忙碌而且盲目的源頭。這個(gè)象限里的事務(wù)最好能放權(quán)交給別人去做,如果自己就是基層的執(zhí)行者怎么辦呢?
  • 第四象限:盡量別去做!這是一個(gè)用于緩沖調(diào)整的象限。當(dāng)你疲憊的時(shí)候,可以通過(guò)做一些不重要而且不緊急的事情來(lái)調(diào)整一下心態(tài)和身體。

2. 如何走出第三象限?“猴子法則”

威廉姆·翁肯(William Oncken)曾經(jīng)提出一個(gè)理論,叫‘背上的猴子’,他在生活中領(lǐng)悟到一個(gè)道理:主管人員之所以時(shí)間不夠用,一個(gè)很重要的原因在于沒(méi)有做好授權(quán)分責(zé),將太多本該下屬去做的工作招攬到了自己身上,以至于永遠(yuǎn)在苦苦追趕工作進(jìn)度。

使用‘猴子法則’有兩個(gè)重點(diǎn):1.明確職責(zé),確定這只猴子不是你的;2.注意溝通方式,明確、堅(jiān)決、不生硬。”如果‘猴子’最后實(shí)在來(lái)到了你的身上,那就一定要溝通清楚他對(duì)這件事的想法,還有預(yù)期的結(jié)果,不要不明不白地就接下來(lái)。

3. 如何集中精力到第二象限?
我們可以對(duì)第二象限的事務(wù)進(jìn)行目標(biāo)描述和任務(wù)分解,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是消除時(shí)間管理的三大殺手——信息不夠、拖延、預(yù)期結(jié)果不明確。

  • 信息不夠。將一個(gè)項(xiàng)目做細(xì),做得有計(jì)劃,時(shí)刻知道你下一步該做什么,也更加有行動(dòng)力。
  • 預(yù)期結(jié)果不明確。明確任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn),當(dāng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候就可以放下你的心頭大石,減輕你的壓力。
  • 拖延。分成小的任務(wù)后有利于進(jìn)度控制,你可以明確地知道該任務(wù)是否造成了拖延,并立即調(diào)整后面任務(wù)的時(shí)間規(guī)劃。

2.2 衣柜整理法

當(dāng)把精力放到第二象限,并且對(duì)第二象限里的任務(wù)進(jìn)行分解以消除時(shí)間管理三大殺手,會(huì)發(fā)現(xiàn)事情變得更繁瑣了!原來(lái)只知道要做10件事,雖然容易拖延,但壓力還不大,現(xiàn)在經(jīng)過(guò)分解之后發(fā)現(xiàn)10件事有50個(gè)步驟,但卻不知道怎么管理好這50個(gè)步驟。我們需要明確,大腦不擅長(zhǎng)記憶,擅長(zhǎng)思考,不要讓大腦做它不擅長(zhǎng)的事。而時(shí)間管理的絕招就是:衣柜整理法。用了衣柜整理法,你不需要關(guān)心每天有多少事,或者什么事,只需要考慮:接下來(lái)做什么,通過(guò)這樣的方式,可以釋放你的壓力。

整理衣柜的五個(gè)步驟對(duì)應(yīng)著時(shí)間管理的五個(gè)流程:捕捉、明確意義、組織整理、深思、行動(dòng)。

1. 捕捉:把‘一切引起我們注意的事情’都收集下來(lái),放到頭腦以外的地方,比如:將所有中途插入的雜事放到一個(gè)“收集籃”中,在清空大腦的同時(shí)達(dá)到‘心境如水’的境界。

2. 明確意義:判斷事情的實(shí)質(zhì),決定下一步的行動(dòng)方案,然后放到相應(yīng)的地方去。先迅速分辨出收集籃里的雜事,哪些是‘可以行動(dòng)’的,哪些是‘不能行動(dòng)’的。處理收集籃的原則:從最上面一項(xiàng)開始處理,每一件事情都必須獲得均等機(jī)會(huì)的處理。

六類‘可以行動(dòng)’的任務(wù):

  • 2分鐘行動(dòng):對(duì)于這樣的事,采取的行動(dòng)應(yīng)該是——立即去做。
  • 項(xiàng)目:這是需要多個(gè)步驟,并且需要多部門協(xié)調(diào)的事情;
  • 行動(dòng):就是可以直接去做的事,有空的時(shí)候就去搞定它;寫行動(dòng)的秘訣:動(dòng)詞開頭;內(nèi)容清晰;描述結(jié)果(越清晰,能量越大);設(shè)定開始時(shí)間、周期、最后期限是什么。
  • 指派給別人完成的事:把這只猴子甩到別人身上
  • 特定時(shí)間做的事:寫在日程表里

行動(dòng),任務(wù)和項(xiàng)目的區(qū)別:

  • 行動(dòng)就是可以直接去做的事情,決定它的下一步行動(dòng)其實(shí)是決定執(zhí)行時(shí)機(jī),不同的時(shí)機(jī)去做,就會(huì)產(chǎn)生完全不同的結(jié)果;
  • 任務(wù)是由多個(gè)行動(dòng)組成的,項(xiàng)目也一樣,但是它和項(xiàng)目的區(qū)別是,任務(wù)下的行動(dòng)基本由自己獨(dú)立完成,而項(xiàng)目可能是由多個(gè)人共同完成,并且它們關(guān)注的重點(diǎn)也不一樣,做一個(gè)任務(wù)關(guān)注的重點(diǎn)是事情本身,而做一個(gè)項(xiàng)目關(guān)注的重點(diǎn)是與人的溝通協(xié)調(diào)。

3. 組織整理:使用三張清單,和一份日程表。日程表:存放特定時(shí)間要做的事情,比如說(shuō)開會(huì)、約會(huì),等等;將來(lái)清單:將來(lái)清單上的內(nèi)容可能要很長(zhǎng)時(shí)間才會(huì)執(zhí)行;行動(dòng)清單:這是每天的主要清單,排在最前面;項(xiàng)目清單:這個(gè)清單一般比較復(fù)雜,有時(shí)還需要隨時(shí)補(bǔ)充資料什么的。

4. 深思:對(duì)你的清單進(jìn)行深思至少有下面三個(gè)好處:孵化雜事,有利于我們保持清晰有序的頭腦;產(chǎn)生靈感;提升高度,站在一個(gè)新的高度去看待現(xiàn)在的人和事。啥時(shí)候深思:每天下班前,每周做一次回顧。

下班前的四個(gè)問(wèn)題是什么?

  • 今天做了些什么?
  • 對(duì)哪些比較滿意,哪些不滿意?
  • 推進(jìn)了哪些重要的事?
  • 明天的規(guī)劃是什么

周回顧如何做?

  • 清空收集籃
  • 檢視將來(lái)清單、行動(dòng)清單、項(xiàng)目清單
  • 檢視日程表
  • 本周收集到印象筆記里的內(nèi)容

5. 行動(dòng):David Allen提出我們的工作和人生是可以劃分成六個(gè)高度去進(jìn)行檢視和規(guī)劃的。

  • 原則(五萬(wàn)英尺):首先必須要找個(gè)時(shí)間好好地思考一下自己的價(jià)值觀、原則和目標(biāo),這是你工作的靈魂所在。
  • 愿景(四萬(wàn)英尺):這里面包含3~5年的工作目標(biāo),可以是職位的,也可以是組織能力、協(xié)調(diào)能力等。
  • 目標(biāo)(三萬(wàn)英尺):目標(biāo)是比愿景更細(xì)化的東西,通常在一年內(nèi)就可以有一個(gè)階段性的成果。
  • 責(zé)任范圍(兩萬(wàn)英尺):工作上的角色,如銷售、管理、產(chǎn)品開發(fā)等;生活中的角色,如家庭、個(gè)人財(cái)務(wù)、精神層面等。
  • 任務(wù)(一萬(wàn)英尺):雖然我們已經(jīng)有了一個(gè)‘自上而下’的目標(biāo)系統(tǒng),但是我們?nèi)匀灰獙⒆⒁饬Ψ旁谘矍暗囊粋€(gè)個(gè)項(xiàng)目。
  • 下一步行動(dòng)(跑道):這是最為細(xì)枝末節(jié)的事件,將它們?nèi)糠胚M(jìn)行動(dòng)清單,然后一一消滅。

總體來(lái)說(shuō),衣柜整理法的總體流程如下圖:

三、行動(dòng)時(shí)遇到問(wèn)題怎么辦?

3.1 臣服與拖延

人的精力是有限的,并且隨著持續(xù)的工作精力會(huì)越來(lái)越下降,這是‘工作效率曲線’,在經(jīng)濟(jì)學(xué)上叫作‘邊際效益遞減規(guī)律。而一般人卻想不停地給自己打雞血,對(duì)抗這種趨勢(shì),于是拖延就跳出來(lái)提醒你了,提醒你要先接納效率曲線這個(gè)事實(shí),然后再想辦法調(diào)整,這就是所謂的臣服。臣服精力、臣服環(huán)境、臣服天性。

如何臣服精力?即“番茄工作法”

  1. 選擇一個(gè)行動(dòng):一定是很明確,可以立即執(zhí)行的行動(dòng),而不是任務(wù),以前聊過(guò)如何做區(qū)分。
  2. 倒計(jì)時(shí)25分鐘作為一個(gè)番茄時(shí)間,你預(yù)估完成行動(dòng)需要吃掉幾個(gè)番茄,然后在番茄時(shí)間內(nèi)不間斷工作。
  3. 每吃掉一個(gè)番茄休息5分鐘,連續(xù)吃掉三個(gè)休息15分鐘。

番茄工作法的原理:第一,大腦喜歡做簡(jiǎn)單的事情;第二,大腦對(duì)有時(shí)間底線的事產(chǎn)生緊迫感。

如何理解臣服環(huán)境?

工作中想要不被打斷是不可能的,要先接納這個(gè)事實(shí),然后再想辦法應(yīng)對(duì)。追求高效就是力求將被打斷概率降到最低,打斷分為兩種,一種是內(nèi)部打斷(自己的雜念),一種是外部打斷(同事干擾)??梢詤⒄找幌铝鞒烫幚?#xff1a;

  • 首先問(wèn)自己‘這些事情必須現(xiàn)在做嗎?’如果答案是‘否’,就把它寫到收集籃里,這和‘衣柜整理法’的收集部分是一樣的(接納它,然后想辦法應(yīng)對(duì)它);
  • 如果答案是‘是’,就果斷中斷番茄時(shí)間,去處理那些事情。

如何理解臣服天性?

  1. 目標(biāo)。如果你總是能把一個(gè)終極目標(biāo),分解成若干努力就能達(dá)到的小目標(biāo),不是想著一下子要搞定某件事情,而是找到實(shí)現(xiàn)它的路徑,然后逐個(gè)搞定,那就能增強(qiáng)戰(zhàn)拖力。
  2. 規(guī)則。如果你能夠建立一兩個(gè)小系統(tǒng),并且把它們變成儀式,比如每天早晨到公司的第一個(gè)小時(shí),排除干擾地搞定最重要的事,那么這就是你給自己定的規(guī)則,養(yǎng)成習(xí)慣后就不容易分心。
  3. 及時(shí)反饋。為自己建立一套反饋系統(tǒng),比如寫成功日記,或給自己一些小小的獎(jiǎng)勵(lì)。
  4. 自愿參與。從‘要我做’到‘我要做’,這是一個(gè)心態(tài)上的調(diào)整,所有的任務(wù)、事情,不是在給別人做,給公司做,而是做這件事情的同時(shí)在積累經(jīng)驗(yàn),創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

3.2?如何做到要事第一?

時(shí)間管理管理的其實(shí)是承諾,履行承諾的能力就是時(shí)間管理的能力。如果每天都是這樣被動(dòng)地接受著瑣事,解決著瑣事,慢慢的你就會(huì)覺得工作無(wú)趣,失去野心,再到整個(gè)的人生失衡。

那為什么會(huì)‘瑣事優(yōu)先’呢?有三個(gè)原因:大腦喜歡做簡(jiǎn)單、明確的事情;做的工作無(wú)法得到即時(shí)反饋和即時(shí)滿足,而大多數(shù)人總是傾向于即時(shí)滿足的;而人們?cè)谕度霑r(shí)間和成本后,往往不愿改變

如何解決‘瑣事優(yōu)先’?解決的方法是做到‘要事第一’,做到‘要事第一’有一個(gè)很簡(jiǎn)單的原則:做完必須做的瑣事,就立刻回到要事上來(lái)。針對(duì)以上三個(gè)原因,具體的實(shí)施措施如下:

  • 簡(jiǎn)單、明確:謀定而后動(dòng)(明確目的、目標(biāo)→搜集相關(guān)資料→行動(dòng)),會(huì)讓事情簡(jiǎn)單和明確,易于執(zhí)行;
  • 即時(shí)滿足:把一件大任務(wù)拆解開,能做到‘?dāng)帱c(diǎn)續(xù)傳’,也有利于‘即時(shí)滿足’;
  • 不愿改變:不愿改變的話就不改變好了!在相對(duì)固定的時(shí)間段去做最重要的事情。

3.3?如何應(yīng)對(duì)臨時(shí)突發(fā)事件?

碰到臨時(shí)突發(fā)事件的時(shí)候,沒(méi)有其他的辦法,只能緊急應(yīng)對(duì)。首先,處理事情之前先處理好情緒,不論多糟糕的事情,當(dāng)它發(fā)生的時(shí)候就已經(jīng)過(guò)去了,你再郁悶、煩躁都無(wú)法改變過(guò)去;其次就需要一些經(jīng)驗(yàn),比如今天的事情,兩邊都同樣緊急重要,可以和對(duì)方協(xié)商折中的解決辦法。當(dāng)然,我們無(wú)法避免臨時(shí)突發(fā)事件的發(fā)生,只能盡量降低它出現(xiàn)的可能性和負(fù)面影響。

如何輕松召開高效的會(huì)議?“高效番茄會(huì)議”

會(huì)前:

  • 我們?yōu)槭裁撮_這次會(huì);
  • 確定議題(不超3個(gè));
  • 確定相關(guān)人;
  • 確定會(huì)議記錄人;
  • 預(yù)約會(huì)議室;
  • 發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)、通知;設(shè)置行事歷,提醒自己提前10分鐘到。

場(chǎng)會(huì)中:

  • 會(huì)議組織者的角色之一是會(huì)議節(jié)奏控制者;
  • 設(shè)置“番茄會(huì)議”倒計(jì)時(shí),每25分鐘必須休息5分鐘;
  • 會(huì)議不超過(guò)1小時(shí);
  • 站著開會(huì);
  • 最后5分鐘用來(lái)總結(jié)會(huì)議,確定每個(gè)議題都有行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人、時(shí)間底線。

會(huì)后:

  • 會(huì)議記錄員發(fā)送會(huì)議紀(jì)要給與會(huì)成員,會(huì)議紀(jì)要符合金字塔原理:先寫行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人、時(shí)間底線,再寫討論過(guò)程

四、如何養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣?

4.1?培養(yǎng)習(xí)慣首先找到驅(qū)動(dòng)力

我的感悟是驅(qū)動(dòng)力>約束力,養(yǎng)成習(xí)慣就是打開一扇從里面鎖住的門,用約束力在外面猛砸有時(shí)也管用,但不如用驅(qū)動(dòng)力從里面打開那樣優(yōu)雅、有效,記住:力量來(lái)自于你的內(nèi)心,所以培養(yǎng)習(xí)慣首先要找到驅(qū)動(dòng)力!

4.2?再微不足道的成就都要大肆慶祝

你完成一個(gè)任務(wù)的時(shí)候有沒(méi)有給自己獎(jiǎng)勵(lì)?有沒(méi)有為一個(gè)項(xiàng)目的結(jié)束而慶祝?會(huì)不會(huì)因?yàn)槎冗^(guò)一個(gè)高效的時(shí)段給自己鼓掌說(shuō)贊?任何東西的價(jià)值,來(lái)自于你賦予它的意義,比如說(shuō)每天吃掉一個(gè)蘋果當(dāng)作對(duì)自己辛苦一天的獎(jiǎng)勵(lì),在你賦予蘋果意義之前,它只是一個(gè)普通的蘋果,吃得匆匆忙忙甚至不知道它的味道,賦予它獎(jiǎng)勵(lì)的意義之后,這個(gè)蘋果會(huì)吃得更加有滋味。培養(yǎng)習(xí)慣要給自己獎(jiǎng)勵(lì)!

4.3?培養(yǎng)習(xí)慣不是一個(gè)人的事

有了想法之后他就找到了一款特別有意思的背單詞軟件:不背單詞。名字有點(diǎn)奇怪,但是它特別適合很多人一起玩背單詞的游戲。規(guī)則很簡(jiǎn)單:大家每天用‘不背單詞’背單詞,然后在QQ群里每天打卡:今天背了40個(gè)單詞,已經(jīng)持續(xù)89天。沒(méi)想到這一下子把大家的熱情引爆了,第一批就有15個(gè)人加入,如果有人沒(méi)有打卡,大家就紛紛給他打氣,甚至還專門打電話鼓勵(lì),如果有人達(dá)到了自己設(shè)置的里程碑,就一起出去慶祝,真的很High!

五、如何讓想法落地

5.1?用S.M.A.R.T法則厘清目標(biāo)

S.M.A.R.T法則是制定目標(biāo)的5個(gè)原則:

  • S——Specific這里指的是目標(biāo)一定要明確,不能夠模糊。
  • M——Measurable目標(biāo)的可衡量性。是否有一個(gè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)
  • A——Attainable目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性。一個(gè)目標(biāo)必須是可以實(shí)現(xiàn)的,或者說(shuō)經(jīng)過(guò)努力是可以實(shí)現(xiàn)的。
  • R——Relevant目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性。完成這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的其他目標(biāo)有何幫助?
  • T——Time-based目標(biāo)必須具有明確的截止期限。即一個(gè)目標(biāo)只有在一定的時(shí)間內(nèi)達(dá)成才有意義。

5.2?用思維導(dǎo)圖梳理計(jì)劃

實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵是將目標(biāo)轉(zhuǎn)變成計(jì)劃,沒(méi)有計(jì)劃的目標(biāo)就像是在很高很高的樹上的果實(shí),是沒(méi)法摘到的。先明確自己要做的事是個(gè)行動(dòng)、任務(wù),還是項(xiàng)目?如果是一個(gè)項(xiàng)目,那他的第一步就是建立框架,具體來(lái)說(shuō):

  • 第一輪:我們分別在紙上寫出做這件事需要考慮哪些方面的因素,不需要太細(xì)致,就像目錄一樣,然后我們把咱倆的匯總在一起,組成思維導(dǎo)圖的第一層,這就是所謂的框架。
  • 第二輪:我們共同針對(duì)每個(gè)因素進(jìn)行發(fā)散思維,這期間可能又會(huì)冒出新的想法,先記錄到便箋紙上,所有因素發(fā)散完之后,再做討論。
  • 第三輪:做減法,哪些是不適合在剛起步的時(shí)候做的,哪些能再做精簡(jiǎn)?

5.3?用甘特圖掌控進(jìn)度

其實(shí)有很多的方法和工具,都被先入為主地局限了應(yīng)用范圍,就像甘特圖,它是顯示項(xiàng)目進(jìn)度、時(shí)間、成本的簡(jiǎn)單工具,由亨利·甘特創(chuàng)造。思維導(dǎo)圖和甘特圖用途不一樣,思維導(dǎo)圖用來(lái)發(fā)散和梳理思路,甘特圖用來(lái)評(píng)估總體進(jìn)度,所以,如果是一個(gè)時(shí)間跨度比較久的項(xiàng)目,或者多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行,甘特圖就可以派上用場(chǎng)。做甘特圖一共經(jīng)過(guò)了以下三個(gè)步驟:

  • 這個(gè)項(xiàng)目有哪些里程碑和任務(wù)?里程碑和任務(wù)不同,里程碑是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),通常關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度如果滯后,就要重新調(diào)整計(jì)劃,而任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)的超前、滯后都沒(méi)有關(guān)系。
  • 每一個(gè)里程碑和任務(wù)的時(shí)間期限是什么?這是計(jì)劃進(jìn)度,很考驗(yàn)做項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),設(shè)置好之后如果總是調(diào)整,那就很有挫敗感。
  • 分別由誰(shuí)負(fù)責(zé)?分工明確,如果有多個(gè)人負(fù)責(zé)同一個(gè)任務(wù),那就需要標(biāo)明誰(shuí)是主要負(fù)責(zé)人。

5.4?用九宮格平衡人生

要做到平衡首先要有一個(gè)平衡的目標(biāo)。大多數(shù)人都忽視了一個(gè)事實(shí):我們是身兼多個(gè)角色的,工作時(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理,在家時(shí)是兒子、老公或父親,還有一個(gè)重要角色就是我們自己。我們過(guò)于認(rèn)真地工作,卻不夠認(rèn)真地生活。

平衡的關(guān)鍵是要跳出框框,站在更高的角度看到我一共有多少個(gè)格子需要照顧,讓我們更加均衡地去看事情。舉個(gè)例子:


總結(jié)下來(lái)就是這張圖,左邊其實(shí)是David Allen在《搞定》這本書里提到的六個(gè)高度,從下到上分別是行動(dòng)、項(xiàng)目、角色、目標(biāo)、愿景、原則。右邊是規(guī)劃它們的工具。

一些tips:

老付工作四步法

  • 第一步將所有的任務(wù)放入工作籃,不論是誰(shuí)在什么時(shí)候交給我的任務(wù),統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)工作籃。
  • 第二步:將可以置之不理的任務(wù)清除掉;將必須在某天處理或者必須轉(zhuǎn)交別人處理的任務(wù)拿出來(lái);將那些可以在兩分鐘之內(nèi)完成的任務(wù)立即完成。
  • 第三步:將需要在特定日期處理的事情寫進(jìn)日程表;將需要?jiǎng)e人處理的事情立即轉(zhuǎn)交并且設(shè)置到期提醒;將需要現(xiàn)在處理的事情擺在辦公桌上。
  • 第四步:在自己最高效的時(shí)段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。

?提高工作效率的技巧:

  • 找出重要的事情在高效時(shí)段內(nèi)完成。每天早晨別一上班就急著投入工作,先看看今天工作的重點(diǎn)是什么,哪些事情是重要并且緊迫的。將這些事情安排在你的高效時(shí)段完成。
  • 回顧你需要發(fā)布或者呈送給上司的資料。我們不可能第一次就把事情做到盡善盡美,自己編寫的材料就是自己的名片,在這上面不要吝嗇時(shí)間,或許它們能讓別人對(duì)你刮目相看。
  • 同樣情境解決的事情批次處理,比如說(shuō)要打電話的時(shí)候,把所有電話一次打完,要出去的時(shí)候把所有外出的事情一次處理完,要跟老板溝通的時(shí)候,把所有需要溝通的事情一次溝通完,這樣做能減少你做這件事的內(nèi)心阻力,借著慣性就把不愿意做的事情處理掉了。
  • 減少檢查郵件的次數(shù)。每天兩次足夠了,并且應(yīng)該注意,往往在上網(wǎng)聊天或者無(wú)所事事的時(shí)候就會(huì)“習(xí)慣性”地檢查郵件,因此,應(yīng)該找些事做來(lái)分散自己的注意力。
http://www.risenshineclean.com/news/50359.html

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