思維導(dǎo)圖

9.1 引言

????????文件和內(nèi)容管理是指針對(duì)存儲(chǔ)在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)之外的數(shù)據(jù)和信息的采集、存儲(chǔ)、訪問(wèn)和使用過(guò)程的管理。它的重點(diǎn)在于保持文件和其他非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化信息的完整性，并使這些信息能夠被訪問(wèn)。文件和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容也應(yīng)是安全且高質(zhì)量的。 確保文件和內(nèi)容管理的安全性和高質(zhì)量，需要可靠的架構(gòu)和管理良好的元數(shù)據(jù)。

9.1.1 業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)因素

????????文件和內(nèi)容管理的主要業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)因素包括法規(guī)遵從性要求、訴訟響應(yīng)能力和電子取證請(qǐng)求能力以及業(yè)務(wù)連續(xù)性要求。

法律法規(guī)要求組織保留某些活動(dòng)的檔案。

電子取證是查找可能作為法律訴訟證據(jù)的電子檔案的過(guò)程。

9.1.2 目標(biāo)和原則

實(shí)施文件和內(nèi)容管理最佳實(shí)踐的目標(biāo)，包括:

1. 1)確保能夠高速有效地采集和使用非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)和信息。
2. 2)確保結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間的整合能力。
3. 3)遵守法律義務(wù)并達(dá)到客戶預(yù)期。

文件和內(nèi)容管理遵循以下指導(dǎo)原則:

1. 組織中的每個(gè)人都應(yīng)該在保護(hù)組織的未來(lái)方面發(fā)揮作用。每個(gè)人都必須按照既定的制度和程序來(lái)創(chuàng)建、使用、檢索和處置檔案。
2. 檔案和內(nèi)容處理方面的專(zhuān)家應(yīng)充分參與制度和規(guī)劃的制定。不同的行業(yè)和法律管轄區(qū)之間，監(jiān)管實(shí)踐可能會(huì)有很大的差異。

????????ARMA國(guó)際(非營(yíng)利性的檔案和信息管理專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì))在2009年發(fā)布了一套被普遍接受的檔案保存指導(dǎo)原則：

1. 問(wèn)責(zé)原則(Accountability)。組織應(yīng)指派適當(dāng)?shù)母呒?jí)管理人員，采用制度和流程來(lái)指導(dǎo)員工，并確保計(jì)劃的可審計(jì)性。
2. 完整原則(Integrity)。建立信息治理規(guī)劃，使組織創(chuàng)建或管理的檔案和信息具有合理性以及適當(dāng)?shù)恼鎸?shí)性和可靠性保證。
3. 保護(hù)原則(Protection)。建立信息治理規(guī)劃，確保對(duì)個(gè)人信息或其他需要保護(hù)的信息提供合理的保護(hù)。
4. 遵從原則(Compliance)。建立信息治理規(guī)劃，遵從適用的法律法規(guī)和其他有約束力的機(jī)構(gòu)及組織的制度要求。
5. 可用原則(Availability)。組織應(yīng)確保以及時(shí)、高效和準(zhǔn)確檢索其信息的原則來(lái)維護(hù)其信息。
6. 保留原則(Retention)。組織的信息應(yīng)保留適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，并考慮所有運(yùn)營(yíng)、法律、監(jiān)管和財(cái)政以及其他所有相關(guān)約束的要求。
7. 處置原則(Disposition)。組織應(yīng)根據(jù)其制度、適用的法律法規(guī)以及其他有約束力的機(jī)構(gòu)要求，提供安全和適當(dāng)?shù)男畔⑻幹谩?/li>
8. 透明原則(Transparency)。組織應(yīng)以工作人員和利益相關(guān)方可以理解的方式記錄其制度、流程和活動(dòng)，包括其信息治理規(guī)劃。

9.1.3 基本概念

1、內(nèi)容

（1）內(nèi)容管理

（2）內(nèi)容元數(shù)據(jù)

（3）內(nèi)容建模

????????內(nèi)容建模有兩個(gè)層次。第一個(gè)是信息產(chǎn)品級(jí)別，它會(huì)產(chǎn)出一個(gè)像網(wǎng)站一樣的實(shí)際可交付成果;第二個(gè)是組件級(jí)別，它進(jìn)一步詳細(xì)說(shuō)明了構(gòu)成信息產(chǎn)品模型的元素。

（4）內(nèi)容分發(fā)方法：推式、拉式、交互式

2、受控詞表

（1）詞匯表管理

????????控制詞匯表的主要目的是實(shí)現(xiàn)采用一致并便于檢索的方式描述內(nèi)容對(duì)象”。詞匯表管理是針對(duì)任何給定的詞匯進(jìn)行定義、尋源、導(dǎo)入和維護(hù)的過(guò)程。實(shí)現(xiàn)詞匯表管理的關(guān)鍵問(wèn)題集中在用途、消費(fèi)者、標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)4 個(gè)方面。

（2）詞匯表視圖和微控制詞匯表

（3）術(shù)語(yǔ)和選擇列表

（4）術(shù)語(yǔ)管理

術(shù)語(yǔ)管理包括在受控詞匯表中建立術(shù)語(yǔ)之間的關(guān)系。關(guān)系的類(lèi)型可以分為以下3種:

1. 等價(jià)術(shù)語(yǔ)關(guān)系(Equivalent Term Relationship)。這種關(guān)系同時(shí)使用多個(gè)術(shù)語(yǔ)而不是進(jìn)行交叉引用術(shù)語(yǔ)。這是IT中最常用的術(shù)語(yǔ)映射功能，表示來(lái)自一個(gè)系統(tǒng)或詞匯表的術(shù)語(yǔ)或值與另一個(gè)系統(tǒng)或詞匯表相同，因此集成技術(shù)可以執(zhí)行它們的映射關(guān)系并標(biāo)準(zhǔn)化。
2. 層次化關(guān)系(Hierarchical Relationship)。它描述廣義(一般) 到狹義(特定)或整體-部分的關(guān)系。
3. 關(guān)聯(lián)關(guān)系(Related Term Relationship)。與受控詞表中的另一個(gè)術(shù)語(yǔ)相關(guān)聯(lián)，但這種關(guān)聯(lián)不是層次化的。

（5）同義詞環(huán)和規(guī)范表

同義詞環(huán)(Synonym Ring)是指一組含義大致相同的術(shù)語(yǔ)。

規(guī)范表(Authority List)是描述性術(shù)語(yǔ)的受控詞匯表，旨在促進(jìn)特定領(lǐng)域或范圍內(nèi)的信息檢索。

（6）分類(lèi)法

分類(lèi)法(Taxonomies)是指任何分類(lèi)或受控詞表的總稱(chēng)。分類(lèi)法可以有多種不同的結(jié)構(gòu)：

1. 扁平分類(lèi)法(Flat Taxonomy)。在受控類(lèi)別集之間沒(méi)有關(guān)系， 所有類(lèi)別都是平等的。這類(lèi)似于列表。例如，一個(gè)包含多個(gè)國(guó)家的列表。
2. 層次分類(lèi)法(Hierarchical Taxonomy)。它是一種樹(shù)結(jié)構(gòu)，其中節(jié)點(diǎn)通過(guò)規(guī)則相互關(guān)聯(lián)。層次結(jié)構(gòu)至少具有兩個(gè)級(jí)別并且是雙向的。向上移動(dòng)層級(jí)會(huì)擴(kuò)展類(lèi)別；向下移動(dòng)會(huì)細(xì)化類(lèi)別。一個(gè)能夠說(shuō)明這一點(diǎn)的例子是地理信息，從所屬大陸直到詳細(xì)的街道地址。
3. 多重層級(jí)結(jié)構(gòu)(Polyhierarchy)。它是具有多個(gè)節(jié)點(diǎn)關(guān)系規(guī)則的樹(shù)狀結(jié)構(gòu)。子節(jié)點(diǎn)可能有多個(gè)父節(jié)點(diǎn)，父節(jié)點(diǎn)也可以共用一個(gè)祖父節(jié)點(diǎn)。因此，遍歷路徑可能會(huì)很復(fù)雜，所以必須注意避免潛在的無(wú)效遍 歷：從與父節(jié)點(diǎn)相關(guān)的節(jié)點(diǎn)開(kāi)始向上遍歷而非祖父節(jié)點(diǎn)。然而，復(fù)雜的多重層級(jí)結(jié)構(gòu)可能更適合面分類(lèi)法。
4. 面分類(lèi)法(Facet Taxonomy)。它指的是每個(gè)節(jié)點(diǎn)與中心節(jié)點(diǎn)相關(guān)聯(lián)，其形狀看起來(lái)像星形圖。每個(gè)面是中心對(duì)象的一個(gè)屬性。這里的例子是元數(shù)據(jù)，其中每個(gè)屬性(創(chuàng)建者、標(biāo)題、訪問(wèn)權(quán)限、關(guān)鍵字、 版本等)是內(nèi)容對(duì)象的一個(gè)面。
5. 網(wǎng)狀分類(lèi)法(Network Taxonomy)。既可用于層級(jí)結(jié)構(gòu)，也可用于刻面結(jié)構(gòu)。網(wǎng)狀分類(lèi)中的任何兩個(gè)節(jié)點(diǎn)都基于它們的關(guān)聯(lián)來(lái)建立鏈接，其中一個(gè)例子就是推薦引擎(如果你喜歡那個(gè)，你可能也會(huì)喜歡這個(gè));另一個(gè)例子是主題詞表。

（7）分類(lèi)方案和打標(biāo)簽

????????分類(lèi)方案(Classification Schemes)是代表受控詞表的代碼。這些方案通常是分層的，可能有與之相關(guān)的詞匯。

????????大眾分類(lèi)法是通過(guò)社交標(biāo)簽對(duì)在線內(nèi)容術(shù)語(yǔ)和名稱(chēng)分類(lèi)的方案。個(gè)人用戶和團(tuán)體使用它們來(lái)注釋和分類(lèi)數(shù)字內(nèi)容。它們通常沒(méi)有層次結(jié)構(gòu)或優(yōu)選術(shù)語(yǔ)。

（8）主題詞表

????????主題詞表(Thesauri)又稱(chēng)敘詞表，是一種用于內(nèi)容檢索的受控詞表。它結(jié)合了同義詞列表和分類(lèi)方案的特征。主題詞表提供相關(guān)的每個(gè)術(shù)語(yǔ)及其與其他術(shù)語(yǔ)的關(guān)系信息。關(guān)系要么是層次關(guān)系(父/子或廣義/ 狹義)，要么是關(guān)聯(lián)關(guān)系或等價(jià)關(guān)系。在所有的語(yǔ)境場(chǎng)景中，同義詞必須是可接受的等價(jià)詞。主題詞表還可能包括定義、引文等。

????????主題詞表可用于梳理非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容，揭示來(lái)自不同介質(zhì)的內(nèi)容之間的關(guān)系，改進(jìn)網(wǎng)站導(dǎo)航并優(yōu)化搜索。

（9）本體

????????本體(Ontology)是一種分類(lèi)法，它代表一套概念和它們?cè)谀硞€(gè)領(lǐng)域內(nèi)概念之間的關(guān)聯(lián)。本體提供語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)中基本的知識(shí)表示，用于語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序之間的信息交換。

????????本體描述類(lèi)(概念)、個(gè)體(實(shí)例)、屬性、關(guān)系和事件。

分類(lèi)法(如數(shù)據(jù)模型)和本體之間存在兩個(gè)主要區(qū)別:

1. 分類(lèi)法為給定的概念區(qū)域提供數(shù)據(jù)內(nèi)容分類(lèi)。數(shù)據(jù)模型專(zhuān)門(mén)調(diào)用屬性所屬的實(shí)體以及該屬性的有效性。但是，在本體中，實(shí)體、屬性和內(nèi)容概念可以完全混合。差異是通過(guò)元數(shù)據(jù)或其他關(guān)系來(lái)識(shí)別的。
2. 在分類(lèi)法或數(shù)據(jù)模型中，定義是已知的，別無(wú)其他，稱(chēng)為封閉世界假設(shè)。在本體中，基于現(xiàn)存的關(guān)系可以推斷出可能的關(guān)系。因此，未明確聲明的內(nèi)容也可能是真的，稱(chēng)之為開(kāi)放世界假設(shè)。

3、文件和檔案

????????文件(Document)是包含任務(wù)說(shuō)明，對(duì)執(zhí)行任務(wù)或功能的方式和時(shí)間的要求以及任務(wù)執(zhí)行和決策的日志等的電子或紙質(zhì)對(duì)象。文件可用于交流并分享信息和知識(shí)。程序、協(xié)議、方法和說(shuō)明書(shū)都屬于文件。

????????只有部分文件才能稱(chēng)為檔案(Record)。檔案可用于證明所做的決策和所采取的行動(dòng)是符合程序的；可作為組織業(yè)務(wù)活動(dòng)和法規(guī)遵從的證據(jù)。檔案通常是由人來(lái)創(chuàng)建的，但儀器和監(jiān)控設(shè)備也可以提供數(shù)據(jù)來(lái)自動(dòng)生成檔案。

（1）文件管理

管理文件和檔案的生命周期包括:

1. 編目。識(shí)別已有的和新建的文件/檔案。
2. 制度。文件/檔案制度的創(chuàng)建、批準(zhǔn)和實(shí)施，包括文件/檔案的保管制度。
3. 分類(lèi)。文件/檔案的分類(lèi)。
4. 存儲(chǔ)。紙質(zhì)和電子文件/檔案的短期和長(zhǎng)期存儲(chǔ)。
5. 檢索和流轉(zhuǎn)。在遵守制度、安全、控制標(biāo)準(zhǔn)和法律的情況下，允許文件/檔案的訪問(wèn)和流通。
6. 保存和處置。在遵守組織需求、規(guī)章和法規(guī)的情況下，對(duì)文件/檔案進(jìn)行歸檔和銷(xiāo)毀。

（2）檔案管理

????????檔案管理(Records Management)是文件管理的一部分，管理檔案有一些特殊的要求。檔案管理包括整個(gè)檔案的生命周期：從檔案的創(chuàng)建或接收到處理、分發(fā)、組織和檢索，再到處置。檔案可以是物理的（如文件、備忘錄、合同、報(bào)告或縮微膠片）、電子的（如電子郵件內(nèi)容、附件和即時(shí)消息），也可以是網(wǎng)站上的內(nèi)容及各種介質(zhì)和硬件上的文件，還可以是各種數(shù)據(jù)庫(kù)中采集的數(shù)據(jù)，甚至是混合檔案，如光圈卡（帶有嵌入細(xì)節(jié)或支持材料的縮微膠片窗口的紙質(zhì)記錄）是把各種格式 組合在一起。重要檔案(Vital Record)是在發(fā)生災(zāi)難時(shí)恢復(fù)組織運(yùn)營(yíng)所必需的檔案。

精心管理的檔案具有以下特點(diǎn):

1. 內(nèi)容。內(nèi)容必須準(zhǔn)確、完整和真實(shí)。
2. 背景。關(guān)于檔案的創(chuàng)建者、創(chuàng)建日期或與其他檔案關(guān)系的描述性信息(元數(shù)據(jù))應(yīng)該在創(chuàng)建檔案時(shí)收集、組織并維護(hù)。
3. 及時(shí)性。檔案應(yīng)該在事件、行為或決定發(fā)生后立即創(chuàng)建。
4. 永久性。一旦成為檔案，則在檔案的法定保存期內(nèi)不能改變其內(nèi)容。
5. 結(jié)構(gòu)。檔案內(nèi)容的外觀和排版需要清晰，它們應(yīng)被記錄在正確的表格或模板上。內(nèi)容應(yīng)清晰易讀，對(duì)術(shù)語(yǔ)的使用應(yīng)始終保持如一。

（3）數(shù)字資產(chǎn)管理

????????數(shù)字資產(chǎn)管理(Digital Asset Management，DAM)和文件管理流程相似，它專(zhuān)注于存儲(chǔ)、跟蹤和使用視頻、徽標(biāo)、照片等富媒體文件。

4、數(shù)據(jù)地圖

????????數(shù)據(jù)地圖(Data Map)是所有ESI數(shù)據(jù)源、應(yīng)用程序和IT環(huán)境的清單，其中包括應(yīng)用程序所有者、保管人、相關(guān)地理位置和數(shù)據(jù)類(lèi)型等信息。

5、電子取證

6、信息架構(gòu)

信息架構(gòu)是為信息體或內(nèi)容創(chuàng)建的結(jié)構(gòu)。它包括以下組件:

1. 受控詞表。
2. 分類(lèi)法和本體。
3. 元數(shù)據(jù)映射。
4. 搜索功能規(guī)格。
5. 用例。
6. 用戶流。

7、搜索引擎

8、語(yǔ)義模型

????????語(yǔ)義建模(Semantic Modeling)是一種知識(shí)建模，描述一系列概念網(wǎng)絡(luò)(有關(guān)的想法或主題)以及它們之間的關(guān)系。結(jié)合到信息系統(tǒng)中，語(yǔ)義模型允許用戶能夠以非技術(shù)的方式提出信息問(wèn)題。

9、語(yǔ)義搜索

????????語(yǔ)義搜索(Semantic Search)側(cè)重于語(yǔ)義和語(yǔ)境而非預(yù)先設(shè)定的關(guān)鍵字。語(yǔ)義搜索引擎可以使用人工智能基于單詞及其語(yǔ)境來(lái)識(shí)別查詢(xún)匹配。這樣的搜索引擎可以根據(jù)位置、意圖、單詞變體、同義詞和概念匹配來(lái)進(jìn)行分析。

10、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

????????非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有多種電子格式:文字處理文件、電子郵件、社交媒體、聊天室、平面文件、電子表格、XML文件、事務(wù)性消息、報(bào)告、 圖形、數(shù)字圖像、縮微膠片、視頻和音頻。紙質(zhì)文件中也存在大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

????????數(shù)據(jù)管理的基本原則既適用于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)也適用于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是寶貴的企業(yè)資產(chǎn)。存儲(chǔ)、完整性、安全性、內(nèi)容質(zhì)量、 訪問(wèn)和有效使用對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理都具有指導(dǎo)作用。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)需要數(shù)據(jù)治理、體系架構(gòu)、安全元數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

11、工作流

????????應(yīng)該通過(guò)一個(gè)工作流(Workflow)管理內(nèi)容開(kāi)發(fā)，以確保內(nèi)容按時(shí)創(chuàng)建并獲得適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)。工作流組件可以包括創(chuàng)建、處理、路由、規(guī)則、管理、安全性、電子簽名、截止日期、升級(jí)(如果出現(xiàn)問(wèn)題)、報(bào)告和交付等過(guò)程。

9.2 活動(dòng)

????????文件管理實(shí)踐涉及文件生命周期的規(guī)劃——從文件的創(chuàng)建或接收文件后的分發(fā)、存儲(chǔ)、檢索、歸檔和潛在的銷(xiāo)毀。規(guī)劃包括開(kāi)發(fā)分類(lèi)/索引系統(tǒng)和分類(lèi)法，以實(shí)現(xiàn)文件的存儲(chǔ)和檢索。重要的是，生命周期規(guī)劃中需要為檔案建立具體的制度。

9.2.1 規(guī)劃生命周期的管理

1、規(guī)劃?rùn)n案管理

2、制定內(nèi)容策略

9.2.2 創(chuàng)建內(nèi)容處理制度

????????制定的制度中需要描述行為的原則、方向和指南等信息，以幫助員工理解并遵守文件和檔案管理的要求。 大多數(shù)文件管理制度都包括以下相關(guān)的內(nèi)容:

1. 審計(jì)的范圍和合規(guī)性。
2. 重要檔案的鑒定和保護(hù)
3. 保留檔案的目的和保管期限表。
4. 如何響應(yīng)信息保留命令(特殊保護(hù)令)，即針對(duì)已過(guò)保留期的訴訟信息要求。
5. 本地和異地存儲(chǔ)檔案的要求。
6. 硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器和共享網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器的使用和維護(hù)。
7. 對(duì)電子郵件管理，從內(nèi)容管理的角度進(jìn)行處理。
8. 合理的檔案銷(xiāo)毀方法，如預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商和銷(xiāo)毀證明的收據(jù)。

（1）社交媒體制度

（2）設(shè)備訪問(wèn)制度

（3）處理敏感數(shù)據(jù)

（4）應(yīng)對(duì)訴訟

9.2.3 定義內(nèi)容信息架構(gòu)

????????用戶必須以系統(tǒng)檢索機(jī)制能夠理解的形式提交他們的需求，以便從這些系統(tǒng)中獲取信息。同樣， 需要一種檢索機(jī)制，以支持快速識(shí)別匹配的數(shù)據(jù)和信息格式描述/索引文件、結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的目錄。

9.2.4 實(shí)施的生命周期管理

1、獲取檔案和內(nèi)容

獲取內(nèi)容是管理內(nèi)容的第一步

2、管理版本的控制

????????ANSI 859標(biāo)準(zhǔn)基于數(shù)據(jù)的重要性以及數(shù)據(jù)損壞或不可用時(shí)可能造成的損害，將數(shù)據(jù)控制分為3個(gè)等級(jí):正式、修訂和托管。

1. 正式控制(Formal Control)。需要正式的變更啟動(dòng)、對(duì)影響的全面評(píng)估、變更管理機(jī)構(gòu)的決策以及給利益相關(guān)方一份全面執(zhí)行和驗(yàn)證的狀態(tài)報(bào)告。
2. 修訂控制(Revision Control)。沒(méi)那么正式，在需要變更時(shí)通知利益相關(guān)方并升級(jí)版本。
3. 托管控制(Custody Control)。最不正式，僅需要安全存儲(chǔ)和一套檢索方法。

3、備份和恢復(fù)

????????文件/檔案管理系統(tǒng)需要包含在組織的整體企業(yè)備份和恢復(fù)活動(dòng)中，包括業(yè)務(wù)連續(xù)性和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。重要檔案規(guī)劃使組織能夠訪問(wèn)在災(zāi)難期間開(kāi)展業(yè)務(wù)和隨后恢復(fù)正常業(yè)務(wù)所需的檔案。必須確定哪些是重要檔案，并制定和維護(hù)其保護(hù)和恢復(fù)計(jì)劃。檔案經(jīng)理應(yīng)參與風(fēng)險(xiǎn)緩解和業(yè)務(wù)連續(xù)性規(guī)劃，以確保這些活動(dòng)能夠保證重要檔案的安全。

4、管理保管和處置

????????有效的文件/檔案管理需要有明確的制度和過(guò)程，特別是在保管和處置檔案方面。保管和處置制度規(guī)定用于運(yùn)營(yíng)、法律、財(cái)政或歷史價(jià)值的文件時(shí)間范圍，規(guī)定何時(shí)可以將不常用的文件轉(zhuǎn)移到二級(jí)存儲(chǔ)設(shè)施，如異地存儲(chǔ)。這些制度明確了合規(guī)性流程以及處理文件的方法和期限表。在制定保管期限表時(shí)，必須要考慮法律和監(jiān)管要求。

????????無(wú)附加值的信息應(yīng)該從組織的資產(chǎn)中移除并處理掉，以避免浪費(fèi)實(shí)體和電子空間以及與其維護(hù)相關(guān)的成本。超過(guò)法定時(shí)限保留檔案也是存在風(fēng)險(xiǎn)的，在訴訟時(shí)仍能發(fā)現(xiàn)這些信息。然而，許多組織并沒(méi)有優(yōu)先刪除無(wú)附加值的信息，這是因?yàn)?

1. 制度不適用。
2. 對(duì)某一個(gè)人來(lái)說(shuō)是無(wú)附加值信息，但對(duì)另一個(gè)人來(lái)說(shuō)卻是有價(jià)值的信息。
3. 無(wú)法預(yù)見(jiàn)當(dāng)前的無(wú)附加值實(shí)體和/或電子檔案未來(lái)可能的需求。
4. 對(duì)檔案管理的不認(rèn)可。
5. 無(wú)法決定刪除哪些檔案。
6. 做決定與移除實(shí)體和電子檔案的感知成本。
7. 電子空間很便宜，購(gòu)買(mǎi)更多的空間比歸檔和移除過(guò)程更容易。

5、審計(jì)文件/檔案

審計(jì)通常包括以下步驟:

1. 定義組織驅(qū)動(dòng)因素，并確定“為什么”要進(jìn)行文件/記錄管理的利益相關(guān)方(Why)。
2. 一旦確定了檢查/測(cè)量的內(nèi)容和要使用的工具(如標(biāo)準(zhǔn)、基準(zhǔn)、訪問(wèn)調(diào)查)，就開(kāi)始收集相關(guān)數(shù)據(jù)(How)。
3. 報(bào)告結(jié)果。
4. 制訂下一步的行動(dòng)計(jì)劃和時(shí)間表。

9.2.5 發(fā)布和分發(fā)內(nèi)容

1、開(kāi)放訪問(wèn)、搜索和檢索

2、通過(guò)可接受的渠道分發(fā)

9.3 工具

9.3.1 企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)

1、文件管理

一些文件管理系統(tǒng)擁有工作流模塊，可以支持不同的工作流，如:

1)手動(dòng)工作流，指示用戶將文件發(fā)往何處。

2)基于規(guī)則的工作流，通過(guò)制定規(guī)則指示文件在組織內(nèi)的流向。

3)動(dòng)態(tài)規(guī)則，允許基于內(nèi)容的不同工作流。

(1)數(shù)字資產(chǎn)管理

????????因?yàn)樗璧墓δ芟嗨?#xff0c;所以許多文件管理系統(tǒng)會(huì)包含數(shù)字資產(chǎn)管理 (Digital Asset Management)功能，如對(duì)音頻、視頻、音樂(lè)和數(shù)碼照片之類(lèi)數(shù)字資產(chǎn)的管理。其任務(wù)包括數(shù)字資產(chǎn)的編目、存儲(chǔ)和檢索等。

(2)圖像處理系統(tǒng)

????????圖像處理系統(tǒng)(Image Processing System)用于采集、轉(zhuǎn)換和管理紙質(zhì)件的影像和電子文件。

(3)檔案管理系統(tǒng)

????????為遵從法規(guī)要求，檔案管理系統(tǒng)(Records Management System)可能要有自動(dòng)保管和處置、電子取證支持和長(zhǎng)期歸檔的能力。它應(yīng)該支持重要的檔案程序，以保留關(guān)鍵業(yè)務(wù)檔案。這種系統(tǒng)也許可以與文件管理系統(tǒng)集成。

2、內(nèi)容管理系統(tǒng)

????????內(nèi)容管理系統(tǒng)(Content Management System，CMS)用于收集、組織、索引和檢索內(nèi)容，將內(nèi)容存儲(chǔ)為組件或整個(gè)文件，同時(shí)保持組件之間的鏈接。

3、內(nèi)容和文件工作流

9.3.2 協(xié)作工具

????????協(xié)作工具(Collaboration Tools)可用于收集、存儲(chǔ)、工作流程和管理與團(tuán)隊(duì)活動(dòng)相關(guān)的文件。社交網(wǎng)絡(luò)可以使個(gè)人和團(tuán)隊(duì)在內(nèi)部共享文件和內(nèi)容，并通過(guò)博客、wikis、RSS和標(biāo)簽與外部團(tuán)隊(duì)進(jìn)行交互。

9.3.3 受控詞匯表和元數(shù)據(jù)工具

????????幫助開(kāi)發(fā)或管理受控詞匯表和元數(shù)據(jù)的工具，包括辦公軟件、元數(shù)據(jù)庫(kù)和BI工具以及文件和內(nèi)容管理系統(tǒng)。例如:

1. 在組織中被用作數(shù)據(jù)指南的數(shù)據(jù)模型。
2. 文件管理系統(tǒng)和辦公軟件。
3. 元數(shù)據(jù)庫(kù)、術(shù)語(yǔ)表或目錄。
4. 分類(lèi)法和分類(lèi)法之間的交叉參考模式。
5. 集合索引(如特定的產(chǎn)品、市場(chǎng)或安裝)、文件系統(tǒng)、民意調(diào) 查、檔案、位置或異地控股。
6. 搜索引擎。
7. 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的BI工具。
8. 企業(yè)和部門(mén)同義詞表。
9. 已發(fā)布的報(bào)告庫(kù)、內(nèi)容和參考書(shū)目及其目錄。

9.3.4 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)記和交換格式

1、可擴(kuò)展標(biāo)示語(yǔ)言( XML)

????????可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言(XML)提供了一種表示結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和信息的語(yǔ)言。XML使用元數(shù)據(jù)來(lái)描述任何文件或數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)規(guī)則。

????????XML需要將數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換為用于數(shù)據(jù)交換的文件結(jié)構(gòu)。XML標(biāo)記數(shù)據(jù)元素以識(shí)別數(shù)據(jù)的含義。簡(jiǎn)單的嵌套和引用提供了數(shù)據(jù)元素之間的關(guān)系。

2、基于JavaScript語(yǔ)言的輕量級(jí)的數(shù)據(jù)交換格式( JSON)?

????????JSON(Java Script Object Notation)是一種開(kāi)放的、輕量級(jí)的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)格式。

3、資源描述框架(RDF)和相關(guān)的萬(wàn)維網(wǎng)聯(lián)盟(W3C)規(guī)范

4、Schema.org

????????使用語(yǔ)義標(biāo)記來(lái)給內(nèi)容打標(biāo)簽(如開(kāi)源Schema.org所定義)使語(yǔ)義搜索引擎更容易索引內(nèi)容，并使網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)更容易將內(nèi)容與搜索查詢(xún)匹配。Schema.org提供了一組用于頁(yè)面標(biāo)記的共享詞匯表或模式，以便主流的搜索引擎可以理解它們。它側(cè)重于網(wǎng)頁(yè)上的文字含義以及術(shù)語(yǔ)和關(guān)鍵詞。

9.3.5 電子取證技術(shù)

????????電子取證通常涉及審查大量文件。電子取證技術(shù)活提供了許多功能和技術(shù)，如早期案例評(píng)估、收集、辨認(rèn)、保全、處理、光學(xué)字符識(shí)別 (OCR)、剔除、相似性分析和電子郵件線程分析。

9.4 方法

9.4.1 訴訟應(yīng)訴手冊(cè)

指引手冊(cè)匯編內(nèi)容主要包括:

1. 給每個(gè)部門(mén)(法律、檔案管理、IT)建立制度和過(guò)程清單。
2. 為各主題起草制度，如訴訟保留、文件保管、歸檔和備份。
3. 評(píng)估IT工具的能力，如電子取證索引、搜索和收集、數(shù)據(jù)隔離和保護(hù)工具以及非結(jié)構(gòu)化ESI源/系統(tǒng)。
4. 識(shí)別和分析相關(guān)的法律問(wèn)題。
5. 制訂溝通和培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)預(yù)期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。
6. 確定可以提前準(zhǔn)備的材料，以便根據(jù)法律案例進(jìn)行裁減。
7. 在需要外部服務(wù)的情況下分析供應(yīng)商服務(wù)。
8. 制定如何處理通知的流程并保持指引手冊(cè)的最新?tīng)顟B(tài)。

9.4.2 訴訟應(yīng)訴數(shù)據(jù)映射

????????電子取證通常有時(shí)間限制(如90天)。為律師提供可用的IT和ESI環(huán)境的數(shù)據(jù)映射，可以使組織更有效地做出應(yīng)訴。數(shù)據(jù)映射是一個(gè)信息系統(tǒng)的目錄，描述了系統(tǒng)以及系統(tǒng)的用途、包含的信息、保留策略和其他特征。從目錄中通常會(huì)識(shí)別檔案系統(tǒng)、源應(yīng)用程序、存檔、災(zāi)難恢復(fù)副本或備份以及用于每個(gè)系統(tǒng)的介質(zhì)。

9.5 實(shí)施指南

9.5.1 就緒評(píng)估/風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

????????ECM就緒評(píng)估的目的是確定內(nèi)容管理需要改進(jìn)的方面，以及組織對(duì)改變其流程以滿足這些需求的適應(yīng)程度。數(shù)據(jù)管理成熟度評(píng)估模型可以 在此過(guò)程中提供幫助。

1、檔案管理成熟度

????????該成熟度模型根據(jù)GARP 8個(gè)原則中的每一個(gè)原則，在5個(gè)成熟度等級(jí)上對(duì)信息治理和檔案保管環(huán)境的特征作出了描述。這5個(gè)等級(jí)分別是:

• 1級(jí)，低于標(biāo)準(zhǔn)的(Sub-Standard)。信息治理和檔案保管問(wèn)題沒(méi)有得到解決或只是最低限度的解決。
• 2級(jí)，發(fā)展中的(In Development)。認(rèn)識(shí)到信息治理和檔案保管可能對(duì)組織產(chǎn)生的影響。
• 3級(jí)，基本的(Essential)。必須滿足法律法規(guī)的最低要求。
• 4級(jí)，積極的(Proactive)。已經(jīng)建立了一個(gè)以持續(xù)改進(jìn)為重點(diǎn)的主動(dòng)式信息治理計(jì)劃。
• 5級(jí)，完成變革的(Transformational)。信息治理已經(jīng)融入企業(yè)的基礎(chǔ)架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程中。

2、電子取證評(píng)估

????????評(píng)估準(zhǔn)備中應(yīng)檢查并確定訴訟應(yīng)訴計(jì)劃的改進(jìn)機(jī)會(huì)。成熟的規(guī)劃將明確規(guī)定角色和職責(zé)、保存協(xié)議、數(shù)據(jù)收集方法和披露流程。規(guī)劃和產(chǎn)生的流程都應(yīng)被記錄在案，要合乎情理并且具備可審計(jì)性。

9.5.2 組織和文化變革

9.6 文件和內(nèi)容治理

9.6.1 信息治理架構(gòu)

9.6.2 信息的激增

9.6.3 管理高質(zhì)量的內(nèi)容

9.6.4 度量指標(biāo)